やることが山積みだ・・。


はたらく時間がこれ以上増えたら、もう限界
やることに埋もれて、身動きもとれない

でも何から手をつければいいのか・・。解決方法もわからない

 

 

 

会社員なら、上司や先輩に相談ができるかもしれませんが、
個人起業家は、「ひとり

 
ひとりでシゴトを抱え込んでいると、
目の前の忙しさに押し潰されるーーー!!
誰に何を聞いていいのかがわからないんだよーー!!

・・・なんてことありますよね。

 

そんなしんどさは「しくみ」が解決します。


忙しいし、いったいどこから手をつければいいの

そんな八方塞がりの状況から

あなたを救ってくれるのは、

<仕事を仕組み化>することなんです。

 

 

がむしゃらに夜中までシゴトをすることでも

本を買うことでも

愚痴を言うことでもなく。

「シゴトをしくみ」にしていくこと

終わりの見えないシゴトからさよならできるんです。

 

 

 

仕事を仕組み化するってどういうこと?

 

「仕事を仕組み化」する =

 

いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せるようにする。


ということです。

 


・いつでも(朝でも、昼でも、夜でも)

・どこでも

・誰でも(ベテランの〇〇さんでも、新人の○○君がやっても)

ちゃーんと同じ成果がでる!!!状態。

 

 

これが「仕事を仕組み化」するということなんですね。

 

かーなーり、難しい言い方をすると
「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること。」
(むず・・っ。)

 

要は、

「〇〇さんにませておけば大丈夫ー!」

「もう、いいよ。私が全部やるからさ!」

と人に頼るのではなく、

「この通りにやれば、だれがやっても、同じ結果になりますよ〜。」

という仕組みをつくるということです。

 

「仕組み化」って実は、世の中にいっぱいある! 

 

仕事が仕組み化できていると
(=誰でも、いつでも同じ結果が出せるようになっていると)

かける労力は少ないのに、成果は大きくなるんですね。

普段の私たちの生活には、

この仕組み化が大活躍!しているんです。

 

いつでも、どのお店でも。ちゃんと「いつものコーヒー」

 


例えば、スターバックス。

仕事場近くのスタバと、駅前のスタバで

全然違う商品は出てきませんよね?

お店には、学生アルバイトさんもベテラン社員さんもいます。

でもでてくる商品は同じですよね?

同じお店なのに、朝と昼と夜で味がぜんぜんちがーう!!

なんてこともないですよね?

 

いつでも、どのお店でも、だれがやっても。

同じ結果になるのは、

「コーヒーを入れる手順」が仕組み化されているから。

アルバイトはじめて!コーヒーマシン触るのもはじめて!

そんな人でも大丈夫なように、

手順や注意点などが分かりやすく書かれている

マニュアルがあって、それが仕組み化されているからなんですね。

誰でもできるから、役割分担して仕事を進めれるし

いつでも同じ商品がだせるようになっています。

 

自分のシゴトも、「成果の出せる手順」が仕組み化されていれば

誰かにシゴトを任せたり

自分が動かなくても成果が出る」んです。

 

 

仕事の仕組み化してみよう!


仕組み化しておいたほうがいいよな・・・。

とうっすら気付きはじめましたか・・??

 

でも仕組み化、仕組み化・・!と言ってもイマイチやり方がわかりませんよね。

そんな時には、この手順にそっていけば

誰でも再現できる仕組みが出来上がります。

 

 

仕組み化 その前の下準備。

よっしゃ。仕組み化やったろー。といきなり行動する前に。

準備が大切なんです。

夏にいきなりプールにとびこんだら、寒さにびっくり!

なんてこともありますよね。

仕組み化するまえにも、しっかり準備運動しておけば、

スムーズに泳ぎきることができますよ。

下準備はこの2つ

1:全部、だす!

2:そして分ける!

 

 

1全部、だす!

 

そもそも、忙しくてわけがわからなくなっているときは

いったい自分がどんな仕事をかかえているのか

わからなくなっています。

 

1日は24時間しかないのに・・

やらなきゃと思っているシゴトが24時間超えていたら・・

いつまでたってもシゴトは終わりませんよね・・・!

だ・か・ら。

いったい自分の仕事は何があるのか。

まずは、抱えているシゴト全部書き出しましょう。

 

2:そして分ける!

 

例えば、

さなハンドバックに、10日分の旅行の準備を入れようとしても

入りませんよね?

 

1日は24時間。やろうとしているシゴトが24時間を超えている

これを根性だー!やる気だー!で、やりきろうとしても、体もブッ壊れます。

 

 

 

カバンは直せるかもしれませんが。

人間はそう簡単には治せません。

 

ブッ壊れる前に・・!

 

書き出したシゴトを分けていきましょう。

分けるときは。

 

・超、いそぎ。

(=今日または明日締めきり)

・超、重要
(=今日明日の締め切りじゃないけれど、やっておかないと後でものすごい困る)

・何度もくりかえすもの。
(=毎日、毎週、毎月。くりかえすもの)

で分けていきます。

 

 

ちいさなハンドバックに、

スーツケース級の荷物は、はいりませんよね?

1日は24時間。ふんぬー!!時空ゆがめ術・・!!で48時間!!には

できません。

 

なので。荷物を減らすために。

 

まず、

「超、いそぎ」のものを片付け

「超、重要」なことをやりきりましょう

 

「超、いそぎ」のものを片付けないと、

やらなきゃ・・!やばい・・!

そこばかり気になり、他が手をつけられなくなります

まずは、「超、いそぎ」を終わらせて落ち着きましょう。

 

そして「超、重要」なことに取り掛かりましょう。

今後の成果を左右する「超、重要」を日々の忙しさの中で

やらないなんてもったいない。

落ち着いたタイミングでやりきってしまいましょう。

 

さあ。仕組み化するぞ。

 

「何度もくりかえすもの。」これを仕組み化していきます。

 

わけたシゴトのうち、

売り上げや今後の事業の方向性に関わるような「重要なシゴト」は、

いきなり人にお願いっ!はできませんし、危険。

超忙ぎのシゴトは、一旦自分でやるしかないですよね。

その仕事内容が分かっていない人に、お願い!したら、そもそも間に合わない。

 

 

 

何度もくりかえすもの。
(=毎日、毎週、毎月。くりかえすもの)

って実は忙しさの原因菌なんです。

 

「まあ、しょうがない。自分がやっちゃえばいいかー。」

でやっちゃうメールや事務処理。

毎日くりかえしていると積もり積もって、いつの間にかシゴトを圧迫してきます。

 

作業系と考える系

 

この「何度もくりかえす」シゴトには

・そんなに頭を使わずにできちゃう「作業系」

・ふんぬー!っと頭を使う「考える系」があります。

 

例)

作業系・・・電話対応、メール対応、データの入力などなど

考える必要もなく、体が反応してできるもの。

 

考える系・・企画書、テキスト作り、セミナー案などなど。

アイディアをだしたり、数字とにらめっこしたり

ちょっと時間つくって頭をひねらないとできないもの。

 

「何度もくりかえす」シゴトのうち

作業系(電話対応、メール対応、データの入力など)を

仕組み化して他の誰でも出来るようにして、自分がやらなくても大丈夫!

な状態にしていきます。

 

 

やってみよう

 

書き出した仕事のうち

・何度もくりかえすもの。
(=毎日、毎週、毎月。くりかえすもの)

・作業系

(=頭をそんなに使わなくてもできるもの)

のシゴトを見つけて、それらを「誰がやっても同じようにできる」仕組みにしていきます。

 

たとえば、

・お客様へのメール返信

・お客様からの問い合わせ対応

・電話対応

・書類作成

など。

 

そして、これらを「誰がやっても同じようにできる」ようにしていきます。

 

たとえば。

・お客様へのメール返信

→メールの文章を同じものにしてみる。

→「この場合は、こう返信する」返信のパターンをつくっておきメールの下書きにいれておく

 

・お客様からの問い合わせ対応

→問い合わせの種類を確認して

 この場合は、この順番で案内。かつその時に確認しておくことや準備する書類なども

 同じものを用意する。

 

・電話対応

→対応の仕方をパターン化しておく。誰でもすぐにできるように「文章」におこしておく

 

・書類作成

→同じような内容を毎回、新しく作っているなら、書き方を統一する

 

やれば(見たら)誰でも同じようにできるよう

になっているかがポイントです。

 

 

仕組み化を加速させるためにやっておくとイイこと

 

・誰でも「わかる」マニュアルをつくっておく

再現できなきゃ意味がない。

誰にでもわかる言葉で、その通りにやればできるものにしましょう

 

・実際にできている人のやり方をもとに仕組み化する

「0」から仕組みをつくるのではなく。

すでにできている人のやり方を、文字におこして仕組みにしていきましょう。

 

・社長(自分)不在の日を作る

「わたしがやったほうが早い!」で自分でやってしまうと

結局自分にしかできないシゴトを生み出します。

手順書、マニュアルをつくったら自分はやらない(自分はそのシゴトをしない!)

という姿勢でとりくみましょう

 

 

記録が「忙しい」を解決する

 

はたらく時間を半分にして、成果をあげたいと思うなら

重要なシゴト以外は手放しましょう。

 

・自分がやればいいや。と思ってしまったり

・私しかできる人がいない。という状態は絶対にNGです。

 

自分が「重要なシゴト」に集中できるように他のシゴトを手放す。

 

そのシゴトの記録(どういう順番で何をどうしたら、うまくできるのか

があればスムーズに手放すことができます。

 

まとめ

 

 

・忙しくてもうしんどい。は、「しくみ」が解決する

・仕事の仕組み化=

 いつ、どこで、誰がやっても同じ成果を出せること

・仕組み化は世の中にいっぱいある

・仕組み化

 下準備は、全部出して・分ける

 繰り返すもので作業系を仕組み化する

・やってみる

・やっておくといいこと

 わけるマニュアル、できてる人の真似、やらないと決める

・記録が忙しいを解決する

 

今やっていることを記録しておくことが、

仕事の仕組み化につながります。

脱!根性論で、スマートに成果だしていきましょう!