忙しい、その原因は仕事が多すぎる

 

働く時間を減らしたい。売上はさげたくないし、利益はしっかり確保したい。

そう思うなら、まずやることは

自分が抱える仕事をすべてかきだすこと。

ポイント1)
タスク管理のカンタンワーク
タスクを書き出してみる。

 

ひとつの吹き出しに、ひとつの仕事。

頭の中にある仕事を書き出す。
全部かきだす。

余裕があれば、
そのタスク(仕事)を終わらせるのにかかる時間も書いてみましょう。

例)
メール返信30分
掃除20分



たくさんの仕事を抱え込みすぎているから、しんどくなるのです。

 

ポイント2)
ただしいタスク管理 分けてみよう

 

自分の頭の中にある「やろうとしていること」これを書き出したら
つぎに仕分けていきます。

タスク管理 くりかえす仕事

「あ〜これ、きまってやることなんだよね〜」
そんな風に、繰り返している仕事はありますか??

毎日、毎月、3ヶ月に1回。
繰り返している仕事をみつけましょう。
 

事務処理・経理処理・メール返信などなど
自分の仕事の中で「くりかえしている」仕事はないか

あるなら、どれくらいの頻度でくりかえしているのかをチェックします。



タスク管理 突発的な仕事

毎日仕事をしていると
・いきなりスタッフに話しかけられる
・クレームが発生した
・急に資料が必要になった
・トラブルが発生した

などなど「突発的」な仕事が発生します。
今書き出した仕事の中で
たまたま発生した仕事(突発的な仕事)がないかチェックしてみましょう。

 

・繰り返している仕事は、人に任せる

・突発的な仕事は、すぐに手をつけない

この2つをこころがけるだけで、仕事量は減っていきます。

 

ポイント3)タスクの種類に合わせて対策を打つ

 

働く時間をへらして
売上をあげていきたい、利益も確保したいなら、

自分の抱えている仕事は
どの種類が多いのか確認してみましょう。

 

あなたを圧迫しているのは

・毎日発生しているくりかえす仕事なのか

・毎月きまった時期に発生する仕事なのか

・3ヶ月に1回怒涛のように押し寄せる仕事なのか

・今日たまたま発生した仕事なのか

「忙しい」「終わらない」原因はいったいどれなのか

 

 

タスク管理 種類別対策

自分を圧迫している仕事の種類がわかったら、以下にそって対策を。

・毎日発生しているくりかえす仕事が多かった

→そもそも、その「仕事」はあなたがやるべき仕事なのか要チェック

チェックの仕方はこちら参考

効率的な仕事の捨て方。はたらく時間を減らして売上あげる | FUMIKO SATO  OFFICIAL WEBSITE


・毎月きまった時期に発生する仕事なのか
・3ヶ月に1回怒涛のように押し寄せる仕事なのか


→マニュアルにしておく
手書きのメモでもいいので、「マニュアル化」しておきます。

その仕事を完了させるまでの流れ
注意点
をまとめておいて(ゆくゆくは)人に任せてしまいましょう

・今日たまたま発生した仕事なのか
→突発的な仕事は、「一旦置いておく」

 


タスク管理 まとめ 
「忙しい」「終わらない」原因はいったいどれなのか

 

タスク管理は、処理能力をあげるのではなく

必要な仕事、不要な仕事をわけること。

原因にあわせて対策していきましょう。